Reconocimiento de Activos Fijos en simple y sencillo

¿Un jarrón de 2,000 soles es un activo fijo? ¿Y un lote de cortinas de 6,000? ¿Y una cafetera de acero inoxidable que usan todos en la oficina contable?

Preguntas como estas parecen simples, pero tienen la capacidad de paralizar en ocasiones hasta al contador más entusiasta. Y no porque no se sepa la respuesta, sino porque el enfoque con el que se evalúan suele estar desenfocado o rodeado de criterios que no le competen al mundo contable (NIIF). Muchos siguen creyendo que basta con revisar el artículo 23 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta y verificar si el bien supera el ¼ de la UIT para decidir si algo se reconoce como activo fijo o no.

Es importante aclarar que este artículo no busca explicarte todo lo que dice la NIC 16. Lo que sí quiere es ayudarte a despejar esa nube que aparece cuando te enfrentas a un bien y no sabes si reconocerlo como activo fijo o no. Hablaremos con claridad, con lógica contable y sin enredarnos en normas tributarias que no tienen impacto en este proceso contable. Con ejemplos reales, con situaciones que probablemente has vivido o vivirás. Porque a veces, entender bien algo no requiere más que tener las preguntas correctas y el enfoque adecuado.

¿Qué es, en esencia, un activo fijo?

De forma simple:

“Todo activo sobre el que la empresa tiene titularidad, que existe físicamente y que es usado por la empresa sin importar el área o ubicación.”

De forma un poco más amplía y técnica podemos decir que:

Un elemento de Propiedad, Planta y Equipo (PPE), comúnmente denominados como “Activos Fijos”, Son activos poseídos por la empresa para ser usado en un plazo mayor a un período (párrafo 6 de la NIC 16 – Propiedad, Planta y Equipo). Pero, teniendo en cuenta que dicha definición no se restringe a unidades, sino que debe ser visto como un concepto aplicable tanto a unidades como conjuntos. De ahí que, si he adquirido un lote de mesas de 100 unidades por un valor de 500 soles cada uno, tengo un elemento de PPE al que podríamos denominar “LOTE DE MESAS A”, ese sería nuestro activo. Notarás que para efectos NIIF no hemos comprado 100 mesas, hemos adquirido un lote de ellas, y es justamente ese lote lo que contabilizaremos como un único elemento de PPE.

Pero, sin desviarnos de la pregunta planteada ¿Qué hace que un elemento de PPE sea en esencia aquello? Pues el hecho de estar destinado al uso, no importa si está en el almacén esperando ser usado, si su destino es justamente eso, “usarse”, pues entonces hablamos que nos encontramos frente a un elemento de PPE, tan es así, es decir que lo que define de la forma más central a los elementos de PPE es el uso, que cuando se decide vender por ejemplo una maquinaria se debe de reclasificar aquel activo como un inventario disponible para la venta de acuerdo a los requisitos de la NIIF 5 - Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones discontinuadas.

Los cuatro criterios esenciales de la NIC 16

Habiendo entendido que un elemento de PPE es en realidad un concepto financiero representado por un único activo o un conjunto de estos en el caso de lotes, por ejemplo, y que además la palabra o el término que sustenta su clasificación financiera es el “uso”. Corresponde analizar otros conceptos o características que representan lo que es un activo de Propiedad, Planta y Equipo:

1. Debe ser un activo, aquello que es casi obvio para todos, termina siendo en ocasiones olvidado por muchos cuando nos enfrascamos en la clasificación de lo que es o no es un elemento de PPE. A la pregunta por ejemplo de: ¿Es un jarrón de S/ 2,000.00 soles un activo fijo? Debe anteponerse la pregunta ¿Es el jarrón un activo para la empresa? Porque, por ejemplo, si el jarrón fue comprado para adornar la oficina del área de contabilidad donde no genera un valor objetivo al desarrollo de las actividades de la entidad, entonces literalmente hablamos de un adorno en el amplio sentido de la palabra, un gasto. Pero si el mismo estuviera en la sala de reuniones, o en un área donde genera presencia, confort para clientes o proveedores, estatus o cualquier otro concepto que directa o indirectamente genere valor para la empresa, entonces tendría las condiciones para calificar como un activo y por ende se podría continuar con la evaluación de si es o no un elemento de PPE.
2. Debe tener condición física, lo cual no hay necesidad de explicar mucho, simplemente si no tiene condición física, pues no sería un elemento de PPE sino un intangible.
3. Debe ser destinado para usarse, volvemos a resaltar esta característica porque es lo esencial para diferenciar un elemento de PPE de cualquier otro activo, por ejemplo:
4. Inventarios: destinados para venderse,
5. Propiedades de inversión: no se usan en el estricto sentido de la palabra, se han alquilado cediendo su uso y gestión a terceros, se poseen para que ganen valor sin ser usados (plusvalía) o simplemente no se sabe ¿qué hacer con ellos en el corto plazo?
6. Activos por derecho de uso: en este activo podrías decir que estamos frente a otro activo que se usa y por lo tanto acabamos de encontrar un defecto a la definición de lo que es un elemento de PPE. Pero, en realidad no es así, primero porque un activo por derecho de uso no es el reconocimiento de un elemento físico sino del derecho legal de usar el bien que dio origen al contrato (subyacente), un intangible de carácter legal.
7. Debe usarse por más de un período, ok, este también es un criterio más que evidente y muy conocido, pero nunca lo olvides, si algo se consumirá en menos de doce meses, no tiene sentido considerarlo como un elemento de PPE.

Materialidad: lo que sí importa

Hasta aquí, el lector puede sentirse tentado a hacer una regla: si existe y se usa, ¡activo fijo! Pero no. La materialidad es otro filtro. Registrar como activo una cafetera de S/ 60 que apenas se usará durante más de un período, es un esfuerzo operativo que no vale la pena. No todo lo que se ve se contabiliza, y no todo lo que se contabiliza es visible como una unidad (recuerda los lotes). Esa es parte de la magia —y del juicio profesional— que exige la NIC 16 en su párrafo 9.

Cuatro errores comunes que vemos todos los días

Ahora bien, pasemos a los errores que se repiten como receta mal aprendida:

1. Pensar que si está en el almacén es inventario. Falso. Puede ser un bien destinado al uso, aún no instalado. O una herramienta o pieza de repuesto que está esperando su momento para ser usado.
2. Asumir que porque lo usas en ventas entonces es inventario. ¿Qué hacemos con los balones de gas retornables? ¿Inventarios que vuelven como el hijo pródigo? No, activos fijos sujetos a depreciación. Un inventario no regresa a menos que te lo devuelvan por fallas en el producto u otras condiciones distintas a las operativas en condiciones ordinarias.

1. Aplicar criterios tributarios como si fueran contables. El ¼ de la UIT es útil… pero en otro universo, el fiscal, ese que dice por ejemplo que si no pagas los gastos laborales entonces no existen. ¿No colocarías los gastos laborales en tu estado de resultado porque existe esa norma tributaria? Verdad que no, pues lo mismo pasa con el ¼ de la UIT, es una norma tributaria, no la traigas de forma directa a la lógica contable.
2. Por último, pensar que todo lo que existe debe contabilizarse. Un jarrón carísimo en la sala de espera no hace milagros contables, por más que combine con las cortinas, si es un simple adorno sin proyección económica de ninguna naturaleza, pues, olvídalo, es un simple gasto.

Por cierto ¿Y un lote de cortinas, son o no son activos fijos?, pues te diré que, si protegen equipos, mejoran la privacidad o reducen la exposición solar, pueden ser vistas como un solo activo, siempre que superen la barrera de lo material. Y la cafetera… bueno, si la oficina entera sobrevive gracias a ella, tal vez se ganó su lugar en el estado de situación financiera. Si no, directo al gasto. Y sin azúcar y sin miedo.

Lo que siempre debes recordar

Todo esto no es una nueva fórmula mágica ni un Excel modificado. Lo que debes tener siempre con claridad es que: un activo fijo es un bien que se usa, que sirve, que aporta, y que vale la pena registrar. Si no cumple esas condiciones, no es activo fijo. Será un gasto, un inventario, un intangible, una idea decorativa, o un mal chiste contable. Pero no un activo fijo.

También recuerda que, aunque cueste un poco, contablemente hablar de un elemento de PPE, es hablar de un concepto por encima de un objeto específico, por ello el párrafo 9 de la NIC 16 te invita a razonar financieramente antes de decidir si algo es o no es un elemento de PPE, escapando de la idea de un elemento individual y acogiendo la idea también de un activo compuesto.

Así que la próxima vez que te preguntes si algo es un activo fijo, no vayas corriendo al artículo 23 del Reglamento del Impuesto a la Renta. Detente, respira, pregúntate: ¿se usa?, ¿genera valor?, ¿tiene materialidad?, ¿merece ser parte del estado de situación financiera? Si las respuestas son afirmativas, ya tienes el veredicto. Si no, suéltalo tranquilo. No todo merece estar en el balance, y eso también es parte de una buena contabilidad.

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Autor: CPC Jose William Horna Villalobos – CEO CONTA-GEA

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